tasks

Aufgaben verbindlich steuern – direkt aus der Organisation heraus

Mit dem Modul tasks steuerst du Aufgaben dort, wo sie entstehen: direkt im organisatorischen Kontext von Prozessen, Projekten und anderen ORGA-MAN-Objekten. Du kennst also immer den Ursprung und Bezug deiner Aufgabe. tasks ist ein Ergänzungsmodul zu prozessorga.

 

Was du mit tasks erreichst

• klare Aufgabenverteilung mit Rückmeldeerwartung

• direkte Verknüpfung von Aufgaben mit Prozessen, Projekten & Organisation

• bessere Nachvollziehbarkeit als in klassischen Task-Tools

• jederzeit Überblick über eigene, delegierte und empfangene Aufgaben

 

Aufgaben mit Kontext

Aufgaben entstehen im Organisationsalltag häufig als konkrete Handlungsaufforderung – z. B.:

• Aktualisierung eines Projekts

• Versand eines Statusberichts
• Freigabe eines Prozesses

• Review eines Prozesses

• organisatorische Abstimmungen

Mit tasks kannst du Aufgaben direkt an ORGA-MAN-Objekte anbinden. Die verknüpften Inhalte (z. B. Projekt- oder Prozesssteckbriefe) sind direkt aus der Aufgabe heraus aufrufbar.

Das schafft deutlich mehr Kontext als klassisches Task-Management.

Natürlich lassen sich auch objektunabhängige Aufgaben anlegen, z. B. für Meetings oder interne Abstimmungen.

 

Information & Monitoring

Delegierte Personen werden:

• per E-Mail

• und über die ORGA-MAN Plattform

automatisch informiert. Dabei ist wichtig zu beachten, dass festgelegt werden kann, ob eine Aufgaben von einer oder von mehreren Personen bearbeitet werden soll. Das kann der Ersteller und Aufgabeneigentümer bei der Aufgabenerzeugung festlegen.

Für das Aufgabenmonitoring stehen verschiedene Ansichten zur Verfügung – u. a. ein Taskboard.
So behalten Anwender:innen jederzeit den Überblick über:

• eigene Aufgaben

• delegierte Aufgaben

• an sie delegierte Aufgaben

 

Erweiterung: Add-on checklisten

Aufgaben weiter strukturieren
Mit dem Add-on checklisten kannst du Aufgaben in strukturierte Teilschritte gliedern.
Jeder Checklistenpunkt kann:

• eine Frist

• eine Verantwortung

erhalten.

In Verbindung mit prozessorga lassen sich direkt aus Prozessbeschreibungen Checklisten erzeugen.
Checklisten fungieren dabei wie Unteraufgaben.

 

Erweiterung: Add-on taskpool & dispatching

Aufgaben gezielt verteilen
Mit taskpool & dispatching kannst du Aufgaben zunächst Organisationseinheiten zuordnen und anschließend:

• per Push-Prinzip

• oder Pull-Prinzip

auf einzelne Personen verteilen.

Typische Anwendung:

• 1st-Level-Support nimmt Aufgaben an

• Weiterleitung an 2nd oder 3rd Level

Der Aufgabenersteller sieht jederzeit den aktuellen Status. Zudem kann die Führungskraft auf die Aufgaben des Teams zugreifen und bei Bedarf (z.B. Krankheit) umverteilen.

 

Erweiterung: Add-on beschwerdemanagement

Beschwerden strukturiert im Griff behalten
Das Add-on beschwerdemanagement stellt sicher, dass keine Kundenbeschwerde verloren geht.

Der Beschwerdemonitor zeigt:

• aktuellen Bearbeitungsstand

• zuständige Personen

• Kommentare und Verlauf

Optional kannst du festhalten, ob eine Schlichtungsstelle involviert ist.