ORGA-MAN Toolbox

prozessorga

Digitalisiere Deine Prozessorganisation und steigere die Prozess- und Wissensqualität - Deine Basis für die digitale Transformation!

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Ziel

Digitalisiere Deine Prozessorganisation und steigere die Prozess- und Wissensqualität - Deine Basis für die digitale Transformation!

Inhalte

Mit dem Tool „prozessorga“ können die Prozessorganisation und die dazugehörigen Prozesse und Aufgaben digital erfasst und beschrieben werden.

Dabei werden z.B. Verantwortlichkeiten, Rollen, IT-Systeme, Hilfsmittel etc. mit den Prozessen kombiniert, sodass smarte Rollen- und Tätigkeitsprofile durch das System abgeleitet werden können. Eine integrierte digitale Organisationsmatrix schafft Klarheit, welche Organisationseinheit für welche Prozesse verantwortlich ist und wer zusätzlich noch in unterschiedliche Prozesse involviert ist. Zusätzlich kann über die Organisationssteckbriefe eine zusammenfassende und abstraktere Organisationsbeschreibung pro Team (inkl. Schnittstellen zu anderen Teams) erstellt und veröffentlicht werden. So kann die Frage "Wer macht was bei uns?" optimal beantwortet werden.

Die zugehörigen vereinfachten Prozessdarstellungen (Flowchart und Swimlane) „malt“ ORGA-MAN automatisiert und in verschiedenen Darstellungen. Die Erfassung der Prozessschritte erfolgt schnell, bequem und übersichtlich in tabellarischer Form. Darüber hinaus können Dokumente oder Webseiten verlinkt werden und das integrierte und optionale Task-Management (inkl. Delegierung) unterstützt u.a. den unternehmensweiten KVP und die Aufgabenorganisation. Mit dem Add-on "checklisten" können Checklisten direkt aus Prozessvorlagen generiert oder adhoc entwickelt werden. Die einzelnen ToDos können mit Fristen und Verantwortlichkeiten hinterlegt werden.

Schlussendlich stehen diverse Auswertungen zur Verfügung, die z.B. über den Digitalisierungszustand (z.B. Automatisierung, Homeofficefähigkeit) der Organisation oder die DSGVO-Relevanz einzelner Prozesse Auskunft geben. Ferner kann schnell eine IT-Inventur durchgeführt werden, um jederzeit den Überblick über die eingesetzten IT-Systeme zu haben. Die optimale Basis um dein Unternehmen auf die digitale Transformation vorzubereiten!

Jeder Mitarbeitende hat "seinen Bereich", wo nochmals alle Themen (z.B. Projekte, Prozesse, Beauftragungen), in die er involviert ist, auf einen Blick zur Verfügung stehen.

Auch stand-alone einsetzbar!

tasks

Tasks erzeugen und delegieren - Schaffe Ordnung und Übersicht in Deinen Aufgaben!

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Ziel

Tasks erzeugen und delegieren - Schaffe Ordnung und Übersicht in Deinen Aufgaben!

Inhalte

Mit dem Tool „tasks“ kannst Du zu jedem wichtigen Objekt auf der ORGA-MAN Plattform Aufgaben erstellen, sodass Du wichtige Termine oder Todos nicht mehr vergisst (z.B. Mitarbeitergespräch oder Mietvertragsverlängerung). Darüber hinaus sind alle wichtigen Objektinfos an der Aufgabe verfügbar!

Die Tasks helfen Dir dabei, Dich und Dein Team besser zu organisieren. Aufgaben können für Dich selbst oder zur Delegation erstellt werden. Und das Beste dabei ist: Du selbst verlierst die delegierten Aufgaben niemals aus dem Auge, denn sie bleiben in Deiner Aufgabenliste präsent. Es ist nicht wie bei E-Mails, bei denen man schon nach dem Versand vergisst, dass man sie überhaupt geschrieben hat. An die ausstehende Rückmeldung denkt man dann auch häufig nicht mehr. Mit dem Tool "tasks" passiert Dir genau dieses nicht mehr. In der Aufgabenliste oder in Deinem persönlichen Taskboard ist alles übersichtlich dargestellt. Egal, ob es Deine persönlichen Aufgaben sind oder Tasks, die Du bekommen oder delegiert hast. Fertigmeldungen erfolgen einfach per Knopfdruck!

Sollte doch mal jemand vergessen haben seine Aufgabe zu erledigen, kannst Du Reminder versenden und zudem steht eine Kommentarfunktion an der Aufgabe zur Verfügung. Über das interne Benachrichtigungssystem werden alle neuen Informationen zur Aufgabe automatisch kommuniziert. Sollten Deine Tasks doch mal etwas umfangreicher sein, dann kannst Du mit einem kleinen Upgrade das Add-on "Checklisten" unkompliziert nachbuchen.

Auch stand-alone einsetzbar!

projekte

Bringe Ordnung in Deine Projekte und Maßnahmen – Erhöhe Effizienz, Durchblick und professionalisiere Deine Projektarbeit!

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Ziel

Bringe Ordnung in Deine Projekte und Maßnahmen – Erhöhe Effizienz, Durchblick und professionalisiere Deine Projektarbeit!

Inhalte

Mit dem Tool „projekte“ sind Unternehmensprojekte fortan digital, transparent und leicht zu planen bzw. steuern.

Das Werkzeug adressiert vor allem die (Projekt-) Managementebene, um dort alle relevanten Informationen schnell und kompakt zur Verfügung zu stellen. Der Fokus liegt nicht auf detaillierten und komplizierten Projektplänen, sondern konzentriert sich u.a. auf unternehmensweite Projektübersichten, kompakte Projektsteckbriefe und übersichtliche Aktivitätenpläne. Die einzelnen Projektaktivitäten können Verantwortlichen zugewiesen werden, die wiederum vom System erinnert werden, wenn Aktivitäten fällig bzw. kurz vor Fälligkeit sind. Ferner stehen den Verantwortlichen individuelle Listen zur Verfügung, die ihm seine direkt zugeordneten Aktivitäten jederzeit anzeigen.

Projektteams und Projektbeteiligte können schnell und einfach zusammengestellt und mit frei definierbaren Projektrollen ausgestattet werden. So ist für jeden Projektinvolvierten oder Interessierten klar, wer in welche Projekte eingebunden ist, welche Rollen dort wahrzunehmen sind und wer die Verantwortlichkeit für das Projekt trägt. Auch Projektbudgets können frei und beliebig definiert werden, sodass jederzeit eine Budgetüberwachung möglich ist. Darüber hinaus können alle wichtigen Informationen online und ortsunabhängig eingesehen werden. Auch können Protokolle online erstellt und direkt am Projekt ablegt werden. Selbstverständlich mit den passenden ToDo - und Beschlusslisten, die auf die Protokolle referenzieren. Externe Projektpartner zur Projektarbeit einladen? Kein Problem, auch das unterstützen wir selbstverständlich mit unserem Projektwerkzeug.

Das Tool "projekte" eignet sich hervorragend, um die vielen Digitalisierungsvorhaben in kleine Projekte zu gießen und diese zentral zu monitoren. Die Funktion "Projektprogramm" unterstützt dabei, nicht den Überblick zu verlieren.

Auch für andere Vorhaben, wie z.B. Maßnahmenüberwachung oder Arbeitsorganisation, eignet sich das Tool "projekte" mit seinen Aktivitäten und ToDo-Listen sowie der Anbindung an das Aufgabenmanagement.

Auch stand-alone einsetzbar!

personal

Verbinde Personal- mit Prozessthemen – Steigere die Qualität und implementiere einen Backup für möglichen Personalausfall!

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Ziel

Verbinde Personal- mit Prozessthemen – Steigere die Qualität und implementiere einen Backup für möglichen Personalausfall!

Inhalte

Das Tool „personal“ verbindet geschickt und auf einzigartige Weise die Prozessformation mit den Personal-/Mitarbeiterdaten.

Mit einem Klick kann z.B. eine Altersstrukturanalyse erstellt werden, die einen Drill-Down in die jeweilige Organisationseinheit mit den zugehörigen Mitarbeitern und deren Tätigkeitsprofilen erlaubt. Diese Informationen stehen jederzeit sowohl den Führungskräften als auch den Personalverantwortlichen bzw. der Personalabteilung zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützt das Modul mit weiteren Auswertungen (z.B. Renteneintritte oder gepl. Unternehmensaustritte) und bei der zukünftigen Nachbesetzungsplanung von Stellen/Personen.

Ergänzend dazu können z.B. Stellen (Plan/Ist) verwaltet und mit Rollenprofilen belegt oder das Beauftragtenwesen im Unternehmen abgebildet werden. Es können beliebig viele Beauftragungen verwaltet und den entsprechenden Personen zugeordnet werden (z.B. Regulierungsbeauftragter, Datenschutzbeauftragter, Arbeitssicherheitsbeauftragter). Über Aufgaben können sich die Verantwortlichen an anstehende Themen erinnern lassen bzw. sich als Wiedervorlage einstellen.

Vertretungen können für Rollen und Mitarbeitende direkt hinterlegt werden. So ist für die Person selbst und für alle anderen Personen im Unternehmen ersichtlich, wer wen vertritt. Durch die interaktiven Verknüpfungen kann auch auf die jeweiligen Rollen- und Tätigkeitsprofile zugegriffen werden.

Der besondere Clou an dem Tool ist die optionale "Skill-Matrix". Diese kann von jedem Mitarbeiter dezentral ausgefüllt werden und im Anschluss steht der Führungskraft eine Übersichtsmatrix zur Verfügung, die ihm/ihr z.B. aufzeigt, welche Mitarbeiter:innen konkret auf welchem Prozess arbeiten oder wo Vertretungen fehlen oder wahrgenommen werden. Darüber hinaus kann der Wissens- und Qualifikationsstand von Mitarbeitenden digital abgefragt werden, um auf dieser Basis maßgeschneiderte Schulungs- und Qualifikationspläne zu entwicklen. Gerade im Zuge der Digitalisierung wichtiger denn je!

Das Tool "personal" schaut aus Sicht des Mitarbeitenden auf die Informationen, sodass z.B. mit einem Klick herausgefunden werden kann, wo dieser überall verantwortlich oder involviert ist (z.B. welche Online-Portale werden von ihm genutzt oder wo ist er Key-User für IT-Systeme). Mit dem Werkzeug "personal" kann also eine Art "Hubschrauberperspektive" auf den Mitarbeitenden generiert werden.

verträge

Schaffe Transparenz und Ordnung in Deinen Verträgen - Verschwitze nie wieder Kündigungstermine!

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Ziel

Schaffe Transparenz und Ordnung in Deinen Verträgen - Verschwitze nie wieder Kündigungstermine!

Inhalte

Mit dem Tool „verträge“ liegen nun alle Verträge(z.B. Leasing, Miete, Softwarelizenzen) an einer zentralen Stelle, aber sind gleichzeitig im dezentralen Online-Zugriff für alle relevanten und berechtigten Personen.

Mit der digitalen Vertragspartnerakte können pro Vertragspartner verschiedene Verträge verwalten werden. Neben klassischen Informationen wie Laufzeiten oder Kündigungsfristen können z.B. auch die verantwortliche Organisationseinheit oder der jeweilige Bearbeiter des Vertrages direkt hinterlegen werden. Über Dokumentenlinks verbindet man schnell und einfach die „eigentlichen“ Vertragsunterlagen mit den digital erfassten Vertragsinformationen. So bleiben die „originalen“ Vertragsinhalte in der hoheitlichen Sphäre des Anwenders und wir arbeiten lediglich mit den entsprechenden Metadaten in der Applikation weiter.

Selbstverständlich erinnert das Tool mit Hilfe einstellbarer Vorlaufzeiten an anstehende Kündigungen oder Verlängerungen. Mit der übergeordneten Vertragsübersicht haben die Bearbeiter jederzeit alle Verträge im Blick und können entsprechende Auswertungen machen – mit einem Klick sind diese Daten bei MS Excel. Über unsere intelligente Verknüpfungslogik werden die Verträge zwar zentral verwaltet, aber den jeweiligen Verantwortlichen dezentral zur Verfügung gestellt. Ein Vertragsforecast unterstützt bei dem Blick in die Zukunft, sodass jederzeit klar ist, welche Kosten in den nächsten Jahren aus den Verträgen entstehen werden.

Auch stand-alone einsetzbar!

kontakttracker

Erfasse und analysiere Deine unternehmensweiten Kunden- und Interessentenkontakte - Steigere somit die Kundenzufriedenheit!

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Ziel

Erfasse und analysiere Deine unternehmensweiten Kunden- und Interessentenkontakte - Steigere somit die Kundenzufriedenheit!

Inhalte

Über das Tool „kontakttracker“ können Kunden- oder Interessentenkontakte schnell aufgenommen und direkt online ausgewertet werden. Zudem kann Kundenfeedback schnell erfasst werden.

Hierbei werden z.B. Fragestellungen wie „Was möchte der Kunde von uns?“, „Wann kommt er zu uns?“, „Über welchen Kanal kommuniziert er am häufigsten mit uns?“ oder „Wo schlägt er in der Unternehmung überall auf?“ beantwortet. Zudem können Feedbacks zu beliebigen Kampagnen und Aktionen getrackt werden. Die Stammdaten für die Vorgänge können durch den Administrator selbständig angelegt werden, sodass jederzeit auf Wünsche und Anforderungen reagiert werden kann. Selbst Fragen, Beratungen und Abschlüsse zu einzelnen Produkten können sie tracken und auswerten.

Die Erfassung eines Kontakts über unser Tool dauert nachweislich maximal zwischen 5-8 Sekunden. Somit ist die Nutzungshürde sehr gering.

Über das optionale Tool "aufgaben" können direkt Aufgaben für die weitere Bearbeitung von Kontakten erfasst werden. So gehen keine wertvollen Informationen verloren und können direkt zu den Personen geleitet werden, die betroffen sind (z.B. Rückrufwünsche des Kunden für bestimmte Personen). Über die zentrale Aufgabenübersicht kann jederzeit die Aufgabenbearbeitung durch das Team beauskunftet werden.

Bei diesem Werkzeug handelt es sich um kein CRM, es kann allerdings parallel zu einem CRM eingesetzt werden. Dabei hilft es gerade den Unternehmen, die kein CRM im Einsatz haben, aber trotzdem mehr über ihre Kunden erfahren möchten. Ganz im Sinne des Customer-Journey Gedankens. Das Tool ist eine optimale Voraussetzung, um die Schnittstelle zwischen Vertrieb und Kundenservice zu optimieren.

Auch stand-alone einsetzbar!

Weitere detaillierte Informationen unter: www.kontakttracker.de

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